Solicitud cambio de facturas por olvido en registro
SOLICITUD DE EXPEDIR NUEVA FACTURA PARA OBTENER PAGO
Es común el que algunas empresas, por su desorden administrativo se olviden de registrar sus facturas de compras o gastos, y en forma abusiva le soliciten a sus proveedores que les cambien las respectivas facturas de venta, bajo amenaza de no reconocerles la deuda, o de romper relaciones comerciales, si no se accede a dicha pretensión.
Para el personal administrativo y de control interno de estas empresas, les hacemos las siguientes precisiones:
- Según el concepto 074982 de agosto 09 de 2000 de la DIAN, “No puede aceptarse que por decisión de las partes, se vulneren las disposiciones relativas a facturación, se anulen las facturas ya expedidas y se expidan otras que no consulten la realidad de la operación comercial. El manejo administrativo interno de las empresas si bien es de su absoluta discreción, debe adecuarse de tal manera que no vulnere la normas tributarias o las desconozca. Por ello, – se reitera -, al tenor de lo previsto en el artículo 615 del Estatuto Tributario, la factura debe ser expedida al realizarse la operación y debe contener la fecha de la misma.” Es decir, que acorde con las disposiciones tributarias, la factura debe corresponder a la fecha de realización de la operación, razón que impide que una vez expedida pueda modificarse su fecha, situación que equivaldría a alterar la veracidad de la operación respecto de la cual se expidió. Por lo mismo no existe disposición tributaria que ampare el cambio de la fecha de expedición de la factura, y menos aún que indique las razones para tal proceder.
- Según el concepto 42219 de 2000 de la DIAN, “expedida una factura respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación. Con posterioridad a tal hecho y solamente para efectos de recibir el pago, no podrá expedir una nueva factura que corresponda a la operación ya realizada y ya facturada, porque implicaría que está facturando doblemente una misma operación, conducta que constituye una infracción a la normatividad tributaria. Por lo mismo la nueva factura no estaría cumpliendo con el requisito ni del número consecutivo ni de la fecha en tanto la operación fue realizada con anterioridad a su expedición, y el número no correspondería a la realización de la operación.”
- Según el concepto 091 de 2006, emitido por El Consejo Técnico de la contaduría, “Al realizar la anulación de una operación contable que efectivamente se realizó, para trasladarla a otro periodo, se estaría violando la norma básica de realización y por ende afectando las cualidades de la información contable. Para el caso señalado en la consulta, si el adquirente extravío la factura, el vendedor podrá facilitarle la copia para el soporte de la operación, o si se procede por efecto del cierre contable anticipado, este no debe tener injerencia en la ocurrencia de los hechos económicos, ni mucho menos en su reconocimiento en la contabilidad.”
Señores contadores (as), por favor no presionen a sus proveedores a cambiar facturas legalmente emitidas, porque están abusando bajo el chantaje de no pago. Lo que deben hacer es registrar la operación omitida y corregir sus declaraciones tributarias, en caso de ser necesario, y lo mas importante.. mejorar sus controles internos.
Este podría ser un modelo para dar respuesta a las empresas que nos presionan a facturar nuevamente, para obtener el respectivo pago:
Bucaramanga, abril 08 de 2016
Señores
EMPRESA QUE SOLICITA CAMBIO DE FACTURAS POR NO REGISTRO OPORTUNO S.A.
L.C.
Referencia: Solicitud cambio de factura
Respetados señores:
De acuerdo al concepto 074982 de agosto 09 de 2000 y, a los oficios de enero 02 de 2015 y de julio de 2015 de la DIAN, y al concepto 091 del consejo técnico de la contaduría Pública, no pueden aceptarse que por decisión de las partes, se vulneren las disposiciones relativas a facturación, se anulen las facturas ya expedidas y se expidan otras que no consulten la realidad de la operación comercial.
El manejo administrativo interno de las empresas si bien es de su absoluta discreción debe adecuarse de tal manera que no vulnere las normas tributarias o las desconozca, por ello al tenor de lo previsto en el artículo 165 del Estatuto Tributario, la factura debe ser expedida al realizarse la operación y debe contener la fecha de la misma.
De acuerdo a la sección 23 de la NIIF para Pymes, y a la NIC 18 de las NIIF plenas, una entidad reconocerá los ingresos de actividades ordinarias, procedentes de la venta de bienes, cuando la entidad haya transferido al comprador los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad de los bienes, entre otros.
Según los conceptos 42219 y 74982 de 2000 de la DIAN, “expedida una factura respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación. Con posterioridad a tal hecho, y solamente para efectos de recibir el pago, no podrá expedir una nueva factura que corresponda a la operación ya realizada y ya facturada, porque implicaría que está facturando doblemente una misma operación.”
Somos una empresa organizada, y cuando por error nuestro no registramos una factura de compra de bienes y servicios, en forma oportuna, procedemos a registrarla en la fecha en que se detectó la inconsistencia, y a corregir las respectivas declaraciones tributarias que se hayan visto afectadas, tal como establecen las normas contables y tributarias.
En ningún momento solicitamos a nuestros proveedores el cambio de facturas legalmente emitidas, porque no es correcto afectar la contabilidad de terceros, bajo la presión de no pago, o de rompimiento de relaciones comerciales, y más cuando el error es nuestro.
Debido a que su departamento de contabilidad o de tesorería, nos ponen como condición la expedición de una nueva factura de venta, para reconocernos el respectivo pago, a sabiendas de que este no es el procedimiento correcto, en forma extraordinaria procedemos a elaborar una nueva factura de venta y una nota de contabilidad, a la fecha actual. Con la nota de contabilidad, estamos reversando el movimiento, de tal manera que el valor neto es cero (0).
Advertimos que la información exógena que le reportamos a la DIAN, por el año en que se emitió legalmente la factura de venta, tendrá la información de la factura que ustedes no contabilizaron oportunamente, y que por el año en que se expidió la nueva factura de venta, no se reflejará esta venta, porque al expedir la nueva factura de venta con su respectiva nota de contabilidad, no tendremos saldo alguno de dicho movimiento.
En caso de cruce de información con la DIAN, nuestra contabilidad reflejará la realidad de las operaciones, porque nuestra contabilidad se ajusta a la normatividad legalmente vigente, tanto a nivel contable como tributario.
Reiteramos que procedemos, en forma extraordinaria, a expedir la nueva factura de venta tal como ustedes lo solicitan, con su respectiva nota de contabilidad, solo para obtener el debido pago de la mercancía y servicios prestados y adeudados a la fecha.
Para mejor ilustración ver el siguiente link: http://colegiocolombianodecontadores.com/?p=7157
En pro del cumplimiento de los parámetros legales establecidos, esperamos no nos vuelvan a efectuar esta clase de solicitudes.
Cordialmente,
MIGUEL ANTONIO MARQUEZ MONTAÑEZ
Contador Público
mamm