Registro Nacional de Bases de Datos – Normatividad y material de ayuda
El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
El Gobierno Nacional, mediante el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, reglamentó la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012.
El decreto 1759 de noviembre 08 de 2016 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, estableció los plazos para la inscripción de las bases de datos, de la siguiente manera:
- Para las personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las cámaras de comercio del país, la referida inscripción deberá hacerse a más tardar el 30 de junio de 2017;
- Para los responsables del tratamiento, personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, la inscripción deberá hacerse a mas tardar el 30 de junio de 2018.
Se debe actualizar la información dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada, y anualmente, entre el 02 de enero y el 31 de marzo, a partir del año 2018.
Todas las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio, están obligadas a registrar sus bases de datos. La ley no tiene excepción que excluya su aplicación por el tamaño de la empresa, el número de empleados que tenga o la cantidad o tipo de datos personales que administre.
Si no se hace el registro oportuno de las bases de datos, la Superintendencia de Industria y Comercio, podrá imponer multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes, al igual que suspensión de actividades hasta por 6 meses, cierre temporal de operaciones una vez transcurrido el término de suspensión, y cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
Material de referencia:
Ley Estatutaria 1581 de octubre 17 de 2012
Decreto Único 1074 de mayo 26 de 2015
Circular Externa 0002 de noviembre 03 de 2015 Superintendencia de Industria y Comercio
Decreto 1759 de noviembre 08 de 2016
Guía para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability)
Videotutorial del Registro Nacional de Bases de Datos
Videotutorial Administración de Usuarios Registro Nacional de Bases de Datos
Videotutorial registro de responsable Registro Nacional de Bases de Datos
Ejemplos de manuales de políticas de tratamiento de datos personales: