Viáticos – Gastos de Representación – Auxilio de Rodamiento
VIATICOS – GASTOS DE REPRESENTACIÓN – AUXILIO DE RODAMIENTO
VIATICOS.- “ARTICULO 130 Código Sustantivo del Trabajo.
- Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
- Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
- Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.”
Si no se específica el valor de cada uno de los conceptos de los viáticos, según sentencia C-081 del 29 de febrero de 1996 de la Corte Constitucional, el total de los viáticos será considerado como factor salarial. “El empleador tiene el deber legal de precisar al momento del pago de los viáticos cuáles destina a cubrir los gastos de alimentación y alojamiento y cuáles a otra finalidad, pues de lo contrario el juez debe asumir que todos tienen naturaleza salarial”.
GASTOS DE REPRESENTACIÓN. – “ARTICULO 128 Código Sustantivo del Trabajo. PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS. No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad.”
Se entenderá por gasto de representación toda erogación realizada o reembolsada por la empresa que reconozca como finalidad su representación fuera del ámbito de sus oficinas, locales o establecimientos o en relaciones encaminadas a mantener o mejorar su posición de mercado, incluidas las originadas por viajes, agasajos, obsequios, atención a clientes actuales o potenciales, para establecer nuevos contactos o conservar los existentes, para mantener y promocionar la imagen pública de la entidad, concepto este último afín con el de relaciones públicas y dentro del cual caben gastos en conferencias, recepciones, atenciones varias o elementos promocionales.
Según la Corte Constitucional, los gastos de representación no se pueden utilizar para remunerar a todos los trabajadores, puesto que sólo aplican respecto de los que actúan, no a título personal, sino en nombre del empleador, en su representación, y, que, en tal condición, lo comprometen y lo obligan. En ese sentido, un trabajador cuyas labores son netamente operativas o administrativas en el interior de la empresa no puede ser considerado como que actúa a nombre de ella en su representación ante terceros, y, en consecuencia, no es dable asignarle una remuneración bajo el concepto de gastos de representación. Hacerlo, indudablemente, supone la intención del empleador de evitarse ciertas cargas laborales, de forma fraudulenta.
Según el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, los gastos de representación no constituyen salario, por lo tanto no forman parte de la base para el cálculo y pago de seguridad social, prestaciones sociales y aportes parafiscales.
Tratamiento Tributario de los viáticos y gastos de representación
Según el artículo 10 del Decreto Reglamentario 535 de 1987, “No está sometida a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa.
Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio.”
AUXILIO DE RODAMIENTO. – El auxilio de rodamiento, es el valor que la empresa paga a un empleado cuando este aporta o utiliza su vehículo, para desarrollar actividades relacionadas con el contrato de trabajo.
Este auxilio lo fijan libremente las partes, y busca reconocer al trabajador el combustible y el desgaste por uso de su vehículo como consecuencia de colocarlo al servicio y para el beneficio del empleador.
El auxilio de rodamiento es compatible con el auxilio de transporte.
Desde el punto de vista laboral, el auxilio de rodamiento no constituye salario, por cuanto no es su objetivo remunerar el trabajo del empleado, sino el reconocer el desgaste de un bien perteneciente al trabajador que ha sido puesto al servicio del empleador. De acuerdo al artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, es necesario pactar en forma expresa y por escrito que este beneficio no constituye salario para efectos legales.
Como se trata de un pago que genera ingreso tributario para el trabajador, estará sujeto a retención en la fuente.
GASTOS DE ALOJAMIENTO, MANUTENCIÓN Y TRANSPORTE PARA PRESTADORES DE SERVICIOS INDEPENDIENTES. Cuando en el acuerdo entre las partes se estipuló el reembolso de los gastos de alojamiento, manutención y transporte, que resultan ser erogaciones necesarias para la ejecución de una determinada labor, pero que no constituye una contraprestación directa de la prestación de la misma, se está ante un pago que constituye gasto para el contratante y no constituye renta para el contratista; lo mismo sucede cuando el contratante es quien hace el pago directo de estos rubros, a los proveedores, llámese empresas de transporte, hoteles y restaurantes.
De acuerdo al oficio de la DIAN 023230 de agosto 19 de 2015, “El reembolso que efectúa el contratante como consecuencia no tiene vocación de remunerar la prestación del servicio del contratista, ni de incrementar el patrimonio del contratista ya que resulta ser una restitución de una erogación que debió asumir por un tercero, por efectos de disposición contractual, por lo que no podrá ser objeto de retención en la fuente en la medida que dicho reembolso no constituye de manera correlativa un ingreso gravado. Así las cosas, considera este despacho que en aquellos casos en donde por autonomía de la voluntad de las partes se discrimine el valor objeto de remuneración por prestación de servicios, y el relativo a los gastos reembolsables asumidos temporalmente por el contratista, como sucede en el caso objeto de estudio, no procede la retención en la fuente respecto de este último concepto por las razones aquí expuestas”.
Miguel Antonio Márquez Montañez
Presidente Colegio Colombiano de Contadores Públicos Bucaramanga